Neue gesetzliche Verpflichtungen für Unternehmer im Zusammenhang mit der Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ab 2025
I Rechtlicher Hintergrund
Mit dem Wachstumschancengesetz (vom 27.3.2024 BGBl.2024 I Nr. 108) wurde für im Inland ansässige Unternehmerinnen und Unternehmer die Verpflichtung eingeführt, für getätigte Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen (B2B-Bereich) mit einer den Gesetzesvorgaben entsprechenden elektronischen Rechnung abzurechnen (vgl. Artikel 23 Wachstumschancengesetz, §§ 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 Umsatzsteuergesetz-UStG n. F.). Diese Pflicht tritt grundsätzlich zum 1.1.2025 in Kraft (zu den Übergangsfristen vgl. unter VI).
Das Ausstellen einer E-Rechnung im gesetzlich vorgegebenen „strukturierten“ Format (siehe unter II) ist zwingend erforderlich, wenn (vgl. § 14 Abs. 2 UStG n. F.)
- es sich um einen umsatzsteuerpflichtigen Umsatz handelt (das heißt, betroffen sind alle Umsätze, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 umsatzsteuerfrei sind),
- der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist und die Leistung für dessen Unternehmen ausgeführt wird,
- sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind,
- die Leistungsempfänger (Rechnungsempfänger) Kleinunternehmer, Land- oder Forstwirte im Inland sind bzw. die Umsätze der Durchschnittssatzbesteuerung für Land- und Forstwirtschaftsbetriebe unterliegen,
- Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen,
- eine Leistung an eine juristische Person erfolgt, die nicht Unternehmer ist (darunter fallen Leistungen an juristische Personen des öffentlichen Rechts, die Tätigkeiten ausüben, die ihnen im Rahmen der öffentlichen Gewalt obliegen),
- eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer oder an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist, erfolgt.
Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG n. F. ist ein im Inland ansässiger Unternehmer ein Unternehmer, „der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt“ hat. Keine inländische Leistungsempfängerin bzw. kein inländischer Leistungsempfänger ist ein mit einer deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registriertes Unternehmen mit Sitz oder Geschäftsleitung im Ausland.
Die Ausstellung einer E-Rechnung im gesetzlich vorgegebenen „strukturierten“ Format ist außerdem erforderlich:
- bei Abrechnungen mittels einer Gutschrift,
- für Umsätze im Reverse-Charge-Verfahren (Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer § 13b UStG, es sei denn, der Leistungsempfänger ist im EU-Ausland ansässig),
- für Reiseleistungen
- und in Fällen, in denen die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) zur Anwendung kommt.
II Gesetzliche Anforderungen an Aufbau und Inhalt einer E-Rechnung
Unternehmen müssen ab 1.1.2025 unterscheiden zwischen der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) und einer sonstigen Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem anderen als dem gesetzlich vorgegebenen elektronischen Format generiert oder auf Papier übermittelt wird“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, Rechnungen im PDF-Format oder abfotografierte Papierrechnungen im JPEG-Format gelten als sonstige Rechnungen.
Kennzeichnend für die neue E-Rechnung ist, dass diese einem bestimmten vorgegebenen strukturierten Format entsprechen und maschinenlesbar sein muss. Ein für das menschliche Auge lesbarer Bildteil ist nicht erforderlich; bei hybriden Rechnungsformaten gehen die im maschinenlesbaren strukturierten Format gespeicherten Daten denen des Bildteils vor.
Gemäß § 14 Abs. 1 UStG muss eine E-Rechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.
E-Rechnungen können als Anhangdatei per E-Mail, mittels einer Datenschnittstelle oder zum Download in einem Kundenportal bereit gestellt werden. Eine Übermittlung beispielsweise per USB-Stick oder einem anderen externen Speicher erfüllt nicht die gesetzlichen Voraussetzungen.
III Voraussichtlich zulässige Rechnungsformate
X-Rechnungen und ZUGFeRD
Die Vorgaben für die neuen obligatorischen „strukturierten elektronischen Formate“ erfüllen nach BMF-Schreiben vom 2.10.2023 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) Rechnungen nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Unternehmerinnen und Unternehmer, die diese Standards bereits nutzen, können diese über den 31.12.2024 hinaus anwenden.
EDI-Verfahren
Bezüglich des weit verbreiteten EDI-Verfahrens soll gemäß BMF-Schreiben vom 2.10.2023 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) „aktuell an einer Lösung gearbeitet“ werden, „die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll“. Das BMF räumt aber ein, „dass an bestimmten EDI-Verfahren noch technische Anpassungen vorgenommen werden müssen“. Im Allgemeinen ist nach heutigem Rechtsstand davon auszugehen, dass das EDI-Verfahren nach dem 31.12.2027 weiter angewendet werden kann.
Von den Beteiligten selbst gewählte Systeme
Gesetzlich zulässig ist außerdem die Vereinbarung eines bestimmten elektronischen Formats zwischen Rechnungsausstellerin bzw. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfängerin bzw. Rechnungsempfänger. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der gesetzlichen Norm entspricht oder mit dieser „interoperabel ist“ (§ 14 Abs 1 Nr. 2 UStG). Interoperabel heißt, dass alle notwendigen Angaben von der Ursprungsdatei ohne Datenverluste oder Datenänderung in das gesetzlich geforderte Zielformat (maschinenlesbar nach der Norm EN 16931) konvertiert werden können.
IV Rechnungsmerkmale, Mindestinhalte
Für E-Rechnungen gelten die in § 14 Abs. 4 UStG katalogartig aufgeführten Mindestinhalte bzw. Pflichtangaben analog. So muss eine E-Rechnung unter anderem Name und Anschrift der liefernden oder leistenden Unternehmerin bzw. des liefernden oder leistenden Unternehmers, Name und Anschrift der Abnehmerin bzw. des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfängerin bzw. Leistungsempfänger), Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum sowie das Entgelt und den Steuerbetrag enthalten.
Voraussichtliche Ergänzung aus dem Jahressteuergesetz 2024
Nach dem Entwurf zum Jahressteuergesetz 2024 (§ 14 Abs. 4 UStG-E) sollen leistende Unternehmerinnen und Unternehmer, die die sogenannte Istversteuerung nutzen, auf diese gewählte Besteuerungsart in ihren Rechnungen hinweisen müssen. Die Neuregelung soll ab dem 1.1.2026 gelten
V Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Die derzeit geltenden Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen i. S. d. § 33 UStDV (das sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer € 250,00 nicht übersteigt) und für Fahrausweise i. S. d. § 34 UStDV finden weiterhin auch nach Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich Anwendung. Kleinbetragsrechnungen können in Form eines Papierausdrucks generiert werden. Gleiches gilt für Fahrausweise.
VI Übergangsfristen
Für die Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben sind lange Übergangsfristen vorgesehen. Im Einzelnen gilt (vgl. § 27 Abs. 38 UStG):
31.12.2026
Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze kann die Unternehmerin bzw. der Unternehmer statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem sonstigen Format ausstellen.
31.12.2027
Für kleine Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu € 800.000,00 verlängert sich die Übergangsregelung für die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen bis zum 31.12.2027. Gesamtumsatz ist die Summe der von der Unternehmerin bzw. vom Unternehmer ausgeführten Umsätze, abzüglich der steuerfreien Umsätze (§ 19 Abs. 3 UStG). Die Übergangsregelung gilt vorbehaltlich der Zustimmung der Empfängerin bzw. des Empfängers.
31.12.2027
Für Umsätze bis 31.12.2027 können Unternehmerinnen und Unternehmer unabhängig von der Höhe ihres Gesamtumsatzes elektronische Rechnungen noch mittels eines nicht gesetzeskonformen Verfahrens generieren („in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1Satz 6 entspricht“), wenn die auf diese Weise ausgestellten Rechnungen im EDI-Verfahren übermittelt werden. Die Übergangsregelung gilt vorbehaltlich der Zustimmung der Empfängerin bzw. des Empfängers.
Hinweis: Die Übergangsfristen gelten nur für die Ausstellung von E-Rechnungen. Für die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung nach den neuen Standards gibt es keine Übergangsfristen. Das heißt, dass inländische Unternehmen für Inlandsumsätze mit anderen Unternehmen in der Lage sein müssen, die neuen elektronischen Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn die Rechnungsausstellerin bzw. der Rechnungsaussteller eine solche übermittelt. Unternehmen sollten sich daher trotz der bis zu dreijährigen Übergangsfrist frühzeitig auf die neue elektronische Rechnungsstellung vorbereiten.
VII E-Rechnungen im B2B-Sektor mit ausländischen (österreichischen) Unternehmern
Elektronische Rechnungen sind (zunächst) nur für inländische Umsätze obligatorisch. Das heißt, die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer und die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein (vgl. im Einzelnen die rechtlichen Hintergründe unter I). Für Umsätze mit österreichischen Unternehmen bleiben sonstige Rechnungen weiterhin zulässig.
FAQ E-Rechnungen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung nach der neuen gesetzlichen Definition ist ein maschinenlesbares Datendokument, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechenden muss. Man unterscheidet zwischen einem rein strukturierten und einem hybriden Format.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Von der E-Rechnungspflicht betroffen sind inländische Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen an andere inländische Unternehmerinnen und Unternehmer für deren Unternehmen ausführen. Eine E-Rechnungspflicht besteht außerdem für Leistungen, die an eine juristische Person erfolgen, die nicht Unternehmer ist oder bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmerinnen bzw. Nichtunternehmer als auch für Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für Land- und Forstwirtschaftsbetriebe unterliegen.
Welche Ausnahmen von der Pflicht sind derzeit vorgesehen?
Für Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu einem Gesamtrechnungsbetrag von € 250,00 inkl. Umsatzsteuer) als auch für Fahrausweise besteht keine Ausstellungspflicht in elektronischer Form. Diese können in Papierform ausgestellt werden.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an private Verbraucher?
Nein, nur im B2B-Bereich. Ausnahmen gelten für Grundstücksgeschäfte an Nichtunternehmerinnen bzw. Nichtunternehmer.
Muss eine E-Rechnung auch an einen Unternehmer ausgestellt werden, der ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze ausführt?
Gemäß dem Entwurfsschreiben des BMF zu E-Rechnungen vom 13.6.2024 III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 (Rz 14) sollen die Regelungen zur verpflichtenden Ausstellung von E-Rechnungen auch gelten, wenn die Rechnungsempfängerin bzw. der Rechnungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietung einer Wohnung) ausführt.
Was muss ich als Unternehmer bis zum 1.1.2025 umgesetzt haben?
Grundsätzlich besteht ab 1.1.2025 nur eine Pflicht, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen, wenn die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer als Rechnungsausstellerin bzw. Rechnungsaussteller dazu verpflichtet ist. Hierzu genügt zunächst die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs. Die EDV-mäßige Umstellung für das Ausstellen von E-Rechnungen muss spätestens zum 1.1.2027 oder (bei kleineren Betrieben) 1.1.2028 erfolgt sein.
Wie lange kann ich noch Papierrechnungen versenden? Gibt es da gewisse Einschränkungen?
Grundsätzlich ist die Ausstellung von Papierrechnungen für Kleinunternehmen noch bis 31.12.2027 möglich, für größere Unternehmen mit Umsätzen von über € 800.000,00 bis 31.12.2026 bzw. bei Übermittlung mittels EDI-Verfahren noch bis 31.12.2027.
Was ist, wenn der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung verweigert oder nicht empfangen kann?
In diesem Fall besteht nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Entwurfsschreiben zu E-Rechnungen vom 13.6.2024 III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) kein Anrecht auf die Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Der Rechnungsempfängerin bzw. dem Rechnungsempfänger steht hier im Regelfall mangels Rechnung kein Vorsteuerabzug zu.
Was gilt bei Verträgen als Rechnung und bei Dauerschuldverhältnissen?
Bei Mietverträgen und sonstigen Dauerverträgen ist spätestens bis zum Auslaufen der von der Rechnungsausstellerin bzw. vom Rechnungsaussteller angewendeten Übergangsregelung eine initiale E-Rechnung auszustellen. Der zugrunde liegende Vertrag soll als Anlage beigefügt werden bzw. es muss aus den Anlagen klar hervorgehen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt (Rz 38, 39 BMF-Entwurfsschreiben v. 13.6.2024 III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007).
Welche Strafen drohen bei Verzug der Umsetzung bzw. fehlender/unterlassener Umsetzung?
Sanktionen für Rechnungsausstellerinnen bzw. Rechnungsaussteller, die ihren Verpflichtungen zur Abrechnung mittels E-Rechnung nicht nachkommen, sieht das Gesetz nicht vor. Gemäß Rz. 47 BMF-Schreiben (Entwurf vom 13.6.2024 III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) gilt Folgendes: Bestand eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung i. S. v. §§ 14, 14a UStG. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.
Was ist, wenn eine E-Rechnung berichtigt werden muss?
Für E-Rechnungen gelten dieselben Grundsätze für eine Rechnungsberichtigung wie für Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen.
Was gilt für Barverkaufsrechnungen über der Kleinbetragsgrenze von € 250,00?
Diesbezüglich gibt es noch keine verlässlichen Antworten. Auch im Entwurf des BMF-Schreibens zu E-Rechnungen (vom 6.2024 III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) wird hierzu nicht Stellung genommen.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss so gespeichert werden, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die Finanzverwaltung verlangt die jederzeitige Möglichkeit der maschinellen Auswertung (Rz. 51 BMF-Schreiben Entwurf v. 13.6.2024 III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007). Im Übrigen gelten dieselben Bedingungen wie für sonstige Rechnungen.
Stand: 25. September 2024
Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.